Ons werk
Elk jaar verlengen ruim 1,5 miljoen mensen hun rijbewijs. En al die mensen krijgen daarover een brief van de RDW. Ook op de achterkant van de brief staat informatie, over de Gezondheidsverklaring van het CBR. Dat riep vragen op. De RDW en het CBR vroegen Coform te helpen de brief begrijpelijker te maken. Zo deden we dat.
UWV verstuurt jaarlijks meer dan 11 miljoen brieven. Ontvangers vinden die brieven vaak ingewikkeld en afstandelijk. UWV wil dat veranderen: niet alleen de wet uitvoeren, maar de klant centraal stellen en de menselijke maat terugbrengen. UWV is daarom gestart met een ‘brievenchallenge’ om de honderd meest verstuurde brieven snel te verbeteren. En Coform doet mee. Lees hier meer over de UWV-brievenchallenge.
Wel of niet je organen doneren. Dat is voor veel mensen een ingewikkelde keuze. Maar wel een heel belangrijke – zeker nu je automatisch donor wordt als je niet kiest. Essentieel dus om het mensen zo makkelijk mogelijk te maken om die keuze door te geven. Coform adviseerde het CIBG, onderdeel van het ministerie van VWS, over het papieren formulier en de bijbehorende brief en flyer. Lees er hier meer over.
Wie in de schulden zit, heeft veel aan z’n hoofd. Er is vaak geen snelle of makkelijke uitweg. Waar moet je beginnen? Gelukkig helpt de klantbegeleider van de gemeente hierbij. De gemeente Den Haag had behoefte aan communicatiemiddelen bij gesprekken tussen klantbegeleiders en mensen met schulden. Simpel is slim bedacht het visuele concept en werkte dit inhoudelijk uit met Coform. En dat pakten we zo aan.
Iedereen wordt geraakt door de coronacrisis. Maar de kwetsbare mensen extra hard. Zoals mensen met een verstandelijke beperking. De maatregelen hebben grote invloed op hun dagelijkse structuur. Ze kunnen bijvoorbeeld niet meer naar de dagbesteding. Of bij hun familie op bezoek. Philadelphia Zorg vroeg Coform om de coronamaatregelen uit te leggen aan cliënten en hun familieleden. Lees hier hoe we dat deden.
Jongeren in de jeugdhulp of jeugdbescherming kunnen zich soms machteloos voelen: ‘Iedereen praat over mij, maar niemand vertelt mij wat! Mag dat allemaal zomaar?’ Dat moet duidelijker. Coform ontwikkelde de PrivacyApp: het houvast voor jongeren in de jeugdhulp om zich sterk te maken voor hun privacyrechten. In opdracht van ministerie, gemeenten en twintig jeugdzorginstellingen. Bekijk hier wat dat opleverde.
Meer voorbeelden van ons werk
Samen, zelfredzaam en doen: de merkwaarden van Univé. Die waarden moeten herkenbaar zijn in alles wat de verzekeraar communiceert. Van brief tot flyer, van productvoorwaarde tot verzekeringskaart. Coform helpt daarbij.
Aansluiten bij wat klanten verwachten
Daarom ontwikkelde Coform samen met Univé een tone of voice die past bij de merkwaarden en aansluit bij wat klanten van Univé verwachten. In trainingen helpen we medewerkers om die tone of voice in praktijk te brengen. Sinds 2015 verzorgen we de eindredactie van jaarverslagen, maar maken ook visueel aantrekkelijkere, scanbare samenvattingen. En we schrijven en herschrijven diverse teksten. Zoals voorwaarden, verzekeringskaarten, webteksten en flyers.
Intern en extern de juiste uitstraling
Maar of we nu trainen, redigeren of schrijven, het resultaat is altijd hetzelfde. We zorgen dat de communicatie van Univé, intern én extern, uitstraalt waar de verzekeraar al meer dan 200 jaar voor staat: samen risico’s voorkomen, beperken en verzekeren.
Bank Mendes Gans (BMG) helpt grote multinationals met slimme, digitale oplossingen voor hun liquiditeit- en informatiemanagement. Uit klantonderzoek bleek dat klanten zeer tevreden zijn over de dienstverlening van BMG, maar dat de communicatie nóg beter kan. Coform ondersteunt daarbij.
Treasurers centraal
Allereerst ontwikkelden we een overall communicatiestrategie en positionering. Op basis daarvan werken we aan een nieuwe corporate website, brochures en jaarverslagen. Alles onder de noemer ‘Empowering treasurers’ – de belangrijkste gebruikers van BMG-diensten. We helpen BMG bij het redesign en de verbetering van Megabank, het online banking platform. En we ondersteunen de bank met analyse, advies en documentdesign. Alles om de BMG-klant op de juiste manier aan te spreken en verder te helpen.
Consistent en persoonlijk
Zo helpt Coform BMG om haar doelen te bereiken: een consistent verhaal, een meer persoonlijke uitstraling, passende middelen en betere digitale dienstverlening. Alles in het Engels, de voertaal van de bank.
Betere klantcommunicatie is één van de topprioriteiten van het CBR. De opdracht aan Coform: adviseer over deze verbetering, en help ons die vervolgens te realiseren.
Van klantreis naar communicatie
We begonnen met heldere uitgangspunten: wat betekent goede klantcommunicatie voor het CBR? Hoe vertalen we die naar een passende tone of voice? En welke klantreizen horen bij het halen, aanvragen en vernieuwen van een rijbewijs? In werksessies met alle betrokken CBR-medewerkers lieten we bestaande én nieuwe communicatiemiddelen daarop aansluiten. Van brieven en formulieren tot Mijn CBR. En voor de website ontwikkelden we een nieuw communicatieconcept, waarmee het CBR bezoekers zoveel mogelijk informatie op maat geeft.
Intern enthousiasme, complimenten van buiten
Het succes van de nieuwe aanpak is te zien in het enthousiasme waarmee teams binnen het CBR doorwerken op de weg die we zijn ingeslagen. Kers op de taart: complimenten van het ministerie van IenM voor de nieuwe middelen, en van de Ombudsman voor de manier waarop het CBR bezig is met heldere klantcommunicatie.
Complexe Europese regelgeving zorgt voor verwarring bij MKB-bedrijven die met chemische stoffen werken. Wat moet ik nu precies doen of regelen? Uiterlijk 31 mei 2018 moesten de bedrijven hun chemische stoffen Europees registreren. In opdracht van het RIVM ontwikkelde Coform een regelhulp om ze daarbij te helpen.
Ondernemersvragen centraal
Daarbij stelden we niet de regels, maar de concrete vragen van de ondernemer centraal. Zo maakten we de structuur, beslisbomen en tekst van de regelhulp. Ontwerpbureau OSAGE verzorgde het design en adviseerde over UX. SSC Campus bouwde de regelhulp.
Informatie op maat in 8 clicks
Chemische stoffen goed geregeld! is een snel en laagdrempelig instrument. Na maximaal 8 clicks krijg je informatie op maat, een stappenplan afhankelijk van je rol in de keten, de eigenschappen van jouw chemische stof en het tonnage. Alles in begrijpelijke taal.
De Inspectie SZW bevordert gezond, veilig en eerlijk werken. Een belangrijk middel daarbij is Zelfinspectie.nl. Samen met ontwerpbureau OSAGE maken we alle tools op zelfinspectie.nl, en beheren en onderhouden we het platform.
Van regels naar actiepunten
Welke regels zijn relevant voor welke doelgroep? Hoe vertaal je ingewikkelde wetgeving naar eenvoudige en eenduidige vragen? Hoe formuleer je actiepunten zodat mensen ermee uit de voeten kunnen? In focussessies halen we de antwoorden op deze vragen boven tafel. En we vertalen ze naar slimme structuren, duidelijke vragen en praktische actiepunten.
Door de ogen van de inspecteur
Het resultaat: via webdialogen kijken ondernemers en managers ‘door de ogen van de inspecteur’ naar hun eigen organisatie. Zo checkt ze of ze voldoen aan de wet- en regelgeving. En welke verbeteringen ze nog moeten doorvoeren. Dat maakt het naleven van de regels voor bedrijven een stuk eenvoudiger.
De Raad voor de rechtspraak ondersteunt de Nederlandse rechtbanken. Bijvoorbeeld door standaardisering van klantprocessen. Het formulier voor het aanvragen van bewind is echter lang en ingewikkeld. Hierdoor maken mensen vaak fouten. Dit kost zowel de rechtbank als de aanvrager onnodig veel tijd en soms ook ergernis. Vraag aan Coform: hoe maken we de aanvraag makkelijk en begrijpelijk?
Aansluiten bij de situatie van de aanvrager
In 6 weken tijd realiseerden we een ‘proof of concept’, van idee tot werkende software. Geen papieren formulier maar een online dialoog die aanvragers helpt om goed geïnformeerd de juiste keuzes te maken. Op basis daarvan krijg je een maatwerkformulier met alleen vragen die in jouw situatie relevant zijn. Alles in heldere, toegankelijke taal. Zo snap je beter wat je aan het doen bent, maak je minder fouten en ben je sneller klaar.
Minder vragen
Nadat je de aanvraag hebt ingediend, kun je meteen de griffierechten betalen. Later kun je inloggen om de voortgang van je aanvraag te volgen. Dat scheelt veel telefoontjes naar de klantenservice.
Deze ‘proof of concept’ ontwikkelden we samen met OSAGE en Utilus. De Raad voor de Rechtspraak is het concept verder aan het uitwerken.
De Rijksoverheid wilde een webtool die mensen met schulden en hun omgeving helpt bij het berekenen van de 'beslagvrije voet'. Dit is het deel van het inkomen waar schuldeisers geen beslag op mogen leggen. Coform en OSAGE ontwikkelden deze webtool samen.
Samen met de doelgroep
We betrokken alle belangrijke partijen bij de ontwikkeling. De Belastingdienst, de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders, maar vooral ook vertegenwoordigers van de doelgroep, zoals de Landelijke Cliëntenraad. Met hen zorgden we dat de tool niet alleen inhoudelijk klopte, maar ook paste bij de verwachtingen en mogelijkheden van de gebruikers.
Lagere drempel om je recht te halen
Het resultaat: een heldere webtool die mensen inzicht geeft in de opbouw van de beslagvrije voet. En een reële schatting van het bedrag waar ze recht op hebben. Vaak is dit meer dan ze zouden denken. Zo wordt de drempel lager om de juiste informatie aan te leveren aan instanties. En wordt het makkelijker om hun recht te halen.