Hej Kim of Geachte K. de Vries: hoe kies je een gender-neutrale aanspreekvorm?
Ikea’s ‘Hej Kim’ versus ‘Geachte mevrouw De Vries’ van de Kamer van Koophandel. Twee uitersten die laten zien dat je bij het aanspreken van je lezers nogal wat keuzes hebt. En tegenwoordig komt daar nog bij dat ruim een half miljoen Nederlanders niet meer automatisch in het hokje man of vrouw geduwd wil worden. Veel organisaties zijn zich daar steeds meer van bewust. Maar hoe verwerk je dat in je aanspreekvorm?
Ikea koos eerder dan veel andere bedrijven voor het tutoyeren van klanten. Die informele aanspreekvorm past prima bij hun moderne, betaalbare productaanbod. Dus spreken ze klanten aan met hun voornaam en een luchtig Zweeds ’Hej’. Behoorlijk genderneutraal ook, behalve als je die voornaam niet meer wil gebruiken… en inmiddels zijn dat behoorlijk wat mensen.
Genderneutraal en toch zakelijk: dat kan!
Maar wat doe je als je niet zo’n informeel bedrijf bent als Ikea? Als je geen hippe meubels en gehaktballetjes aanbiedt, maar zakelijke diensten?
Je kunt je klanten natuurlijk vragen hoe zij aangesproken willen worden. Maar totale vrijheid is niet wenselijk. Want niet alleen moeten de systemen dat aankunnen, ook moet de aanspreekvorm wel bij je merk passen. Als jouw bedrijf en jouw tone of voice formeel zijn, dan ligt het voor de hand om al je klanten met u en geachte aan te spreken. Aan de klant kun je dan bijvoorbeeld de keuze laten tussen Geachte meneer + achternaam, Geachte mevrouw + achternaam, of de genderneutrale vorm: Geachte roepnaam + achternaam.
Je hebt wel roepnamen nodig…
Zijn het vooral algemene berichten die je verstuurt? Dan kun je volstaan met Beste of Geachte, gevolgd door klant, inwoner, lezer. Een universele én genderneutrale oplossing. Stuur je je klanten een persoonlijk bericht? Dan zul je toch iets moeten doen met de naam van de klant. De meeste organisaties hebben wel voorletters en achternamen in hun systeem staan. Roepnamen nog niet altijd. Als je die wel hebt, kun je kiezen voor Beste Kim de Vries, we hebben je brief ontvangen. Of, nog wat formeler: Geachte Kim de Vries, we hebben uw brief ontvangen. Voorletters gebruiken kán wel, maar is minder persoonlijk: Geachte K.T. de Vries, of Beste K.T. de Vries.
… en soms het geboortegeslacht
Sommige organisaties hebben van klanten het geboortegeslacht nodig. Denk aan ziekenhuizen, of verzekeraars. Als zij genderneutraal willen communiceren, moeten ze dus naast het geboortegeslacht de gewenste aanspreekvorm uitvragen en vastleggen.
Aan de slag? Vier tips
Veel organisaties willen genderneutraal communiceren. De aanhef en aanspreekvorm is daar een onderdeel van. Als je hiermee aan de slag wil, bedenk dan het volgende:
Kies een aanhef en aanspreekvorm die bij je merk en tone of voice passen
Zorg dat je de juiste data hebt om die aanhef en aanspreekvorm te kunnen realiseren
Zorg dat je systemen zo zijn aangepast dat ze de extra mogelijkheden kunnen genereren
Vraag alleen naar het geboortegeslacht als je het echt nodig hebt voor het product of de dienst die je levert