Plannen, ze zijn er in soorten en maten: beleidsplannen, meerjarenbeleidsplannen, visiedocumenten, jaarplannen, strategische plannen, operationele plannen, uitvoeringsplannen. Niet altijd worden ze met gejuich ontvangen. En meehelpen om een plan te maken, zien veel mensen al helemaal niet zitten. ‘Dit gaat niet over mij.’ ‘Ik heb het al zo druk.’ En vooral ook: ‘Saai! Laat mij maar gewoon mijn werk doen.’ Bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd zag ik vorig jaar dat samen een plan schrijven juist veel positieve energie kan geven. Hoe je het leuk maakt? Hieronder een paar tips.
Markeer duidelijk de start en finish van het project
Samen een plan maken doe je van begin tot eind. Het gaat niet alleen om tussentijds een keer input of reacties vragen. Begin daarom met een gezamenlijk moment. Bijvoorbeeld een blik naar de toekomst: hoe ziet de wereld er dan uit? Wat vraagt dat van jullie organisatie? En wat betekent het voor het plan waar jullie aan werken? Vergeet niet om het einde van het project te markeren. Bijvoorbeeld met een feestelijke presentatie van het eindresultaat.
Wees creatief
Gebruik voor je project en de communicatie erover een herkenbare metafoor en bijpassend beeld. IGJ koos bijvoorbeeld voor de metafoor van een bouwtraject en bracht dit in beeld met legopoppetjes. Gebruik metafoor en beeld consequent, van start tot finish. Dit vergroot de herkenbaarheid. Verwerk metafoor en beeld ook in speelse werkvormen. Een creatieve aanpak zorgt voor werkplezier. Het inspireert om buiten de gebruikelijke kaders te denken en te doen. En een leuke, aansprekende aanpak, vergroot vaak de bereidheid om mee te doen.
Organiseer betrokkenheid
Zeggen dat iedereen mee kan doen, is één ding. Je moet het ook mogelijk maken. Maak daarom een plan voor interne en externe participatie. Zorg dat er altijd mensen beschikbaar zijn die tekst en uitleg kunnen geven. En stel vragen. Bij de koffieautomaat, tijdens werkoverleggen of tijdens speciaal hiervoor georganiseerde sessies. Wees zichtbaar en neem de tijd om in gesprek te gaan, binnen de organisatie en daarbuiten.
Deel tussentijdse resultaten en inzichten
Wacht niet tot er een conceptversie ligt die je aan iedereen tegelijk kunt voorleggen. Deel tussentijdse resultaten, denkrichtingen en punten van discussie. Dat kan ook informeel en in kleine groepjes. Zo blijft het project op de agenda. Wees nieuwsgierig en laat je inspireren. Het plan wordt er beter van en het is daarnaast ook leuk om inzichten met elkaar te delen.
Hulp nodig bij het schrijven van een plan? Neem contact op met Edith Swinkels: edith.swinkels@coform.nl | 06 11 20 08 70